Descrição

Independentemente de seu conteúdo, suporte ou formato, a unidade de descrição predominante é a do documento singular. As exceções são os documentos anexados a outros como, por exemplo, os de encaminhamento e processos, além dos conjuntos formados pela cobertura de um mesmo episódio (reportagem fotográfica e noticiário de imprensa).

A descrição dos documentos é feita em banco de dados que considera as operações descritivas segundo as especificidades de cada gênero. Também permite o acesso aos documentos e a restituição dos vínculos que os unem às diferentes atividades, funções e áreas de ação de seus respectivos titulares.

O banco de dados tem seus campos divididos em quatro grandes seções descritivas, comuns a todos os gêneros:

• Identificação: registra as configurações formais dos documentos
• Contexto: registra suas circunstâncias de origem
• Notação: registra os códigos de endereçamento para sua localização no acervo
• Informações complementares: registra informações relativas a condições de acesso, estado de conservação, valor e outras características dos documentos